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Estandarizar los procesos, prioridad de la Red Nacional Secretarial

Construir, socializar e implementar procesos y procedimientos en todas las sedes y la apropiación de herramientas tecnológicas de última generación, son algunas de las apuestas de la Red Nacional Secretarial, reunida por tercera vez en cerca de un año, con la participación de los secretarios de las sedes y de las facultades de la UN.*

La Red Nacional Secretarial reunida en la Hemeroteca Nacional en Bogotá

Luz Enith Mosquera Cardona, secretaria de la Facultad de Ingeniería y Arquitectura de la Sede Manizales

Edgar Cortés Reyes, secretario sede Bogotá

Javier Acero Luzardo, secretario Facultad de Odontología

Beethoven Zuleta Ruiz, Secretario sede La Paz en Valledupar

Jornada con todos los secretarios de sede y de facultad

Carmen Alicia Cardozo de Martínez, secretaria General

En esta  sesión, realizada en la Hemeroteca Nacional en Bogotá, los integrantes de la Red Nacional Secretarial trabajaron en torno a las propuestas de lineamientos para relaboración de actas, nuevos formatos para sustentación de tesis, conceptos para tesis meritorias, entre otras.

Adicionalmente, y como parte de la agenda, se socializaron otros temas como el plan de mejoramiento indicado por la Oficina Nacional de Control Interno (ONCI); proyecto para mejorar rutas de comunicación en las facultades sobre los procesos de traslados académicos de los estudiantes del Programa Especial de Admisión y Movilidad Académica (PEAMA); y propuesta de lineamientos para la publicar en el sitio web de la Red Nacional Secretarial.

Luz Enith Mosquera Cardona, secretaria de la Facultad de Ingeniería y Arquitectura de la sede Manizales, reconoce que este espacio es valioso para socializar y hacer viables los procesos y los procedimientos. “No hay duda que podemos organizarnos y planear el trabajo reconociendo que el músculo administrativo y financiero y la capacidad de cooperación es diferente en cada una de las sedes”, enfatizó la secretaria.

Explicó que en la sede llevan cerca de 9 años realizando reuniones con los secretarios de facultad, para socializar procedimientos y hacer seguimientos en pro de la mejora continua.  “Estamos trabajando en una propuesta de red inteligente de gestión de agendas y estoy segura que va a ser de mucha importancia para nuestro trabajo”, aseguró la funcionaria.

Por su parte, el profesor Javier Acero Luzardo, secretario de la Facultad de Odontología, coincide en que estos encuentros son importantes porque se socializa el trabajo que se desarrolla en otras sedes y que  permite conocer las normas y estandarizar procesos para que se pueda hablar el mismo idioma.

“La Universidad y las sedes hemos venido trabajando en procesos similares, vamos avanzando y si seguimos con estas dinámicas, todas las sedes vamos a lograr contar con las mismas herramientas”, dijo el profesor Acero, quien aplaudió la decisión de que todos los secretarios de facultad y de sede participen.

La agenda también contempló la socialización del inventario de las herramientas tecnológicas que existen se trabajan en algunas facultades como Medicina, Medicina Veterinaria y Zootecnia en Bogotá, Facultad de Minas en Medellín y Administración en Manizales.

El secretario de la sede Bogotá, profesor Edgar Cortés Reyes, mencionó la importancia de reconocer el trabajo de cada funcionario para lograr una sincronización en conjunto. “Felicito la idea de este escenario, porque además de conocernos e interactuar, podemos identificar los retos que como equipo de trabajo debemos alcanzar.  Es importante reconocernos a través de la socialización de lo que hacemos individualmente para sincronizar el equipo, porque estoy convencido que cada quien hacemos nuestros mejores esfuerzos”.

El profesor Cortés, quien trae la experiencia de seis años como secretario de la Facultad de Medicina, añadió que existen herramientas valiosas en las facultades, diseñadas para agilizar procesos, que espera puedan ser aplicadas  en las sedes de la Universidad.  “Es importante que toda la comunidad conozca lo que se está trabajando en la Red Nacional Secretarial y que la misma mantenga  estrecha relación con los administrativos, coordinadores de pregrado y posgrado, consejeros y profesores y de esa manera entenderemos el sentido de las cosas y podemos orientar a nuestros usuarios que son, en últimas, a quienes nos debemos”, puntualizó el docente.

El profesor Beethoven Zuleta Ruiz, quien se estrena como primer secretario de la Sede La Paz, dice que son muchos los retos para lograr la articulación con las demás sedes, pero que estos espacios como la Red Nacional Secretarial permite compartir “la cultura acumulada y la memoria histórica organizacional, retroalimentar y potenciar un trabajo ideal”, y agrega que “queremos empezar sin fallas, sin errores y garantizando que a futuro los procesos marchen con mayor eficacia y claridad”.

Finalmente, la profesora Carmen Alicia Cardozo de Martínez, secretaria General, exaltó la dinámica del encuentro “Espero que esta tarea sea permanente y que la Red se constituya en un cuerpo colegiado y no estatutario para que haya un compromiso fuerte entre todas las secretarías y de esa manera se garantice un alineamiento académico-administrativo”,

“Estamos contentos con esta masiva participación, porque se evidencia que todos los secretarios estamos muy involucrados, con sentido de pertenencia y así podemos lograr un avance en lo que estamos buscando que es la transformación organizacional”, puntualizó la secretaria general.