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Oficinas del Nivel Nacional estrenan Chasqui

30 de abril de 2021 (Secretaría General UNAL). Cerca de 45 oficinas del Nivel Nacional de la Universidad Nacional de Colombia implementarán el sistema electrónico de gestión y administración de correspondencia oficial, Chasqui, que desde el 2018 es utilizado en la sede Bogotá.*

Chasqui es el gestor de correspondencia de la sede Bogotá y que se implementará en el Nivel Nacional de la Unal

De acuerdo con Juan Manuel Gualteros Sánchez, jefe de la División de Gestión Documental de la sede Bogotá, el objetivo es que más dependencias de la institución comiencen a sacarle provecho a las ventajas de esta plataforma tecnológica.

Entre las características del sistema se encuentra la posibilidad de consulta en línea de los documentos, así como el almacenamiento de los archivos sin necesidad de que los usuarios los descarguen en sus computadores. Además, una trazabilidad completa de la producción, revisión y distribución de las comunicaciones oficiales.

“Básicamente, el uso del Chasqui seguirá siendo igual a como se ha hecho en la sede Bogotá, pero dentro de este hay una clasificación específica para las comunicaciones con el nivel nacional, con sus correspondientes entradas y salidas”, indicó el ingeniero Gualteros.

El funcionario precisó, además, que las comunicaciones de las otras sedes con el nivel central no se alterarán, a pesar de que la mayoría no tienen sistemas de gestión de la correspondencia oficial. “Solo la sede Medellín tiene una herramienta parecida a Chasqui, de desarrollo propio, que está en periodo de prueba y la cual es compatible con la usada en Bogotá”, indicó.

Dos años de buen uso

Sobre la acogida que tiene Chasqui en la sede Bogotá, el ingeniero Gualteros resaltó la importancia de esta plataforma en la época de pandemia, debido a que fue vital para que más personas afianzaran su uso y agilizaran los procesos administrativos desde el trabajo en casa.

Como en todo proceso de cambio, agregó, hubo personas que al principio se resistieron a implementarlo, pero con las capacitaciones y al darse cuenta de las bondades del sistema, ya la mayoría tiene pertenencia hacia Chasqui.

“Al cumplirse el primer año de aplicación del sistema Chasqui hicimos una encuesta de satisfacción y el 74 % de las personas lo calificaron entre 3 y 5, con una valoración general muy positiva”, mencionó Gualteros Sánchez.

Ahora, que el 90 % de los funcionarios en Bogotá han tenido que usarlo por la crisis sanitaria provocada por el Covid-19, ya pocos dudan de su efectividad, razón por la cual se expandirá seguramente con éxito en las oficinas del nivel nacional.  

 

Chasqui

El término Chasqui se remonta al imperio Inca y se refería a las personas que llevaban los mensajes o encomiendas de las autoridades Incas a través del Tahuantinsuyo (el territorio que abarcaba el imperio).

Un chasqui tenía que desplazarse corriendo entre los puestos de mando llamados ‘posta’, los cuales estaban ubicados al lado del camino. Allí era relevado por otro colega; así, hasta que la comunicación llegaba al destino final.   

El ingeniero Gualteros explicó que basado en ese hecho histórico, la profesora Aminta Mendoza Barón, exsecretaria de la Sede Bogotá, apropió el nombre de Chasqui cuando se implementó el Sistema de Gestión de Correspondencia en la sede. Esto en alusión a la eficacia de los carteros de la realeza inca a la hora de cumplir su cometido de comunicar.