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El objetivo, según la profesora Carmen Alicia Cardozo de Martínez, secretaria General de la UN, es consolidar acciones de comunicación, que permitan hacer aún más transparente la gestión en todos los niveles; así mismo, fortalecer la proyección de las dependencias hacia afuera, a través de la formulación de un plan de comunicaciones y divulgación. “Lo que se ha venido haciendo en comunicaciones es muy tímido. Hay que avanzar más. Necesitamos recuperar la memoria institucional”, afirmó la directiva.

En ese sentido, desde la Facultad de Ciencias Agrarias de la sede Medellín se sugirió consolidar una sub red de comunicaciones dentro de la Red Nacional Secretarial y el primer paso es establecer un plan de comunicaciones, con parámetros claros de responsabilidad, procesamiento y divulgación de la información oficial. En consonancia, la Secretaría de la sede Manizales presentará una propuesta de divulgación para apoyar la consolidación de esta sub red.  

Entre tanto, Astrid Liliana Riveros Vega, jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, anunció en el encuentro que este año se puso en marcha el Proyecto 424 cuyo propósito es recuperar y visibilizar el patrimonio documental y la memoria histórica.

Por otro lado, indicó que en próximas sesiones se traerán a la mesa de trabajo de la Red diversas propuestas relacionadas con la construcción de una política de patrimonio. “Por eso queremos articular todas las iniciativas que existan en las sedes, las cuales puedan afinar el documento, cuyo primer borrador deberá estar listo en diciembre próximo”, manifestó la profesora Carmen Alicia.     

Plan aprobado

La Red Secretarial aprobó los 10 componentes estratégicos del Plan de trabajo del Proyecto 474. Helena Ospina, líder del proceso de calidad, aseguró que con la ayuda de la Oficina Nacional de Tecnologías de la Información (DNTIC) se podrán garantizar algunas herramientas técnicas vitales de esta iniciativa. “La idea con el proyecto es que los procedimientos de gestión relacionados con los Consejos Académico y Superior,  que son transversales a nuestras actividades, podamos automatizarlos a través de herramientas tecnológicas”.

La ingeniera Maryori Rojas, invitada a la Red, dijo que uno de los avances que mostró el Sistema de Información Académica (SIA) fue el módulo Universidad Digital, donde se gestionarán todas las solicitudes de los estudiantes ante los cuerpos colegiados. El objetivo es tener toda la trazabilidad de la información, la generación de las pre-actas y actas que intervienen en la petición, así como el proceso de notificación electrónica en la decisión tomada.

“Es un trabajo minucioso. En este marco se decidió que las primeras solicitudes a trabajar serán las inscripciones a grados colectivos e individuales. Ya pasamos las fases de levantamientos de requerimientos y de programación, cuyos alcances son la recepción de la solicitud, gestionar y recibir los pagos de los derechos de grado, validar las condiciones académicas y el paso por comités asesores y el consejo de facultad”, explicó la profesional.

El primer ensayo del aplicativo, que inició el pasado 17 de febrero e irá hasta el 6 de marzo, se está llevando a cabo con la Facultad de Ingeniería de la sede Bogotá. Se estima que se realizarán alrededor de 700 trámites de unos 500 aspirantes a recibir el grado. La funcionaria del SIA indicó, además, que la construcción del módulo duró aproximadamente seis meses y que la demora en su entrega no fue técnica sino por el levantamiento de los requerimientos.

Frente a esto, la profesora Carmen Alicia Cardozo invitó a todos los integrantes de la Red a apoyar al SIA en la construcción de los otros módulos, con el levantamiento oportuno de los procesos y la gestión expedita de las solicitudes.

Probidad y transparencia    

La Secretaria General recordó que las acciones anteriores y otras que se están implementando tienen como objetivo principal trabajar en función de la probidad y la transparencia en la Universidad Nacional de Colombia, trabajo liderado con  la Vicerrectoría General. Por eso, en respuesta a la pregunta de la sede Palmira de si las sedes pueden hacer propuestas en temas de transparencia, la profesora Carmen Alicia manifestó que todas las ideas son bienvenidas.    

“La Secretaría General está trabajando con la Vicerrectoría General para establecer un sistema de integridad y probidad dentro de la Institución. De hecho, existen avances que se entrelazan con las acciones de la Oficina de Control Interno. Además, hay una propuesta de la Rectora para realizar 10 cátedras durante el 2020 alrededor del tema de la movilización social, y dentro de estas habrá una cátedra para el apoyo a las políticas anticorrupción”, resaltó la profesora.