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Bogotá D.C. 21 de mayo de 2020 (Secretaría General). La optimización de la gestión académica y administrativa, a partir de la implementación o actualización tecnológica, es uno de los enfoques que ha priorizado la Universidad Nacional de Colombia en el cual la Red Nacional Secretarial (RNS) y otras dependencias trabajan estrechamente.  

En ese sentido, son varios los proyectos en marcha que en corto y mediano plazo le permitirán a la Institución dar un salto significativo en su transformación digital. En la más reciente reunión de la Red Nacional Secretarial, la Dirección Nacional de Información Académica y la Dirección Nacional de Estrategia Digital mostraron los avances en la materia.

Uno de los aspectos en los que se trabaja es en la estructuración de una herramienta tecnológica que permita la adecuada documentación y trazabilidad de la gestión académico-administrativa de la Secretaría General, en articulación con las secretarías de sede y de facultad. El objetivo es automatizar los procesos para facilitar los trámites a los usuarios y simplificar las actividades para los equipos de trabajo.

Según explicó el ingeniero Jorge Iván Gómez Londoño, jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (OTIC) sede Medellín, esto servirá, por ejemplo, para mejorar el trámite y sistematización de las actas surgidas de los consejos Superior Universitario y Académico. Se espera que en junio del 2021 se complete este proyecto.

Otra iniciativa en curso es el de la validación de títulos históricos. Se trata del diseño de una plataforma en la que estén los datos de los graduados de la UNAL, incluso desde los años 60. Allí se encontrará información de cada persona, como su plan de estudios y los números de registro, de acta de grado y de diploma. Además, se podrán incluir los certificados de educación continua realizados. Esto garantizará a los usuarios la autenticidad de los documentos, con el respaldo de la tecnología blockchain.     

Al respecto, el ingeniero José Alfonso Sánchez Peña, de la Dirección Nacional de Estrategia digital (DNED), explicó que el Sistema de Información Académica (SIA) ya permite validar la información de estudiantes graduados desde el 2019 y cuenta con los datos del periodo comprendido entre el 2004 y 2018, pero en este último caso se deberá realizar un proceso de validación. En cuanto a la información de los graduados entre los años 1960 y 2003 se requerirá un trabajo de digitalización y de una estrategia para su incorporación en el SIA.

Chasqui

En la reunión de la RNS, realizada el pasado miércoles 20 de mayo, el ingeniero Juan Manuel Gualteros Sánchez, jefe de la División de Gestión Documental de la Sede Bogotá, también mostró la actualización de la plataforma Chasqui (Sistema integrado de la gestión de archivo y correspondencia), que ha sido fundamental para agilizar los procesos documentales en la sede.

El funcionario señaló que próximamente Chasqui tendrá nuevas funcionalidades que harán más amable su uso. Entre otras actualizaciones, se destacan las siguientes: una interfaz con nuevo diseño y más ágil, consulta de antecedentes desde el número referenciado, consulta de borradores de las comunicaciones proyectadas, mejores prestaciones de trazabilidad y mejoras en la radicación de correos electrónicos y factura electrónica.   

Integración procesos misionales

Por su parte, la Vicerrectoría Académica se ha avanzado en la integración de sus cinco procesos misionales en uno solo. Antes las líneas de operación eran apoyo a la investigación académica, gestión de programas curriculares, admisiones, registro y matrícula y gestión a la actividad académica, cada una con su propia caracterización y documentos.

Ahora todo se condensó en un proceso denominado Gestión administrativa de apoyo a la formación, que simplifica los procedimientos y articula de mejor forma las gestiones de las diversas dependencias de la Universidad. Lo que se espera con este nuevo esquema es resolver problemas en menos tiempo, de manera más eficiente y no solo en cuanto a la gestión administrativa sino también de cara a los estudiantes.  

De la DNINFOA se presenta el avance para poner en aplicación la solicitud de los procesos de grados en todas las secretarías a través del SIA. Ya se realizó la prueba piloto en la Facultad de Ingeniería con resultados exitosos.  Así mismo, destacó la gestión realizada para lograr que ante la contingencia presentada por el COVID-19 se pueda lograr la firma digital a través de Certicámara para los certificados emitidos por las Secretaría a través del SIA.

El ingeniero Sánchez Peña manifestó, respecto a estos procesos, que acorde con las nuevas directrices de la Dirección Nacional de Estrategia Digital y con base en experiencias anteriores, es necesario crear mecanismos que integren los diversos proyectos relacionados con la actualización tecnológica. “Estamos estructurando un modelo de gestión de portafolio de proyectos que permita identificar todas estas acciones”.

Para la profesora Carmen Alicia Cardozo de Martínez, secretaria General de la UNAL, este es uno de los aspectos más importantes: el de trabajar por la interoperabilidad de los procedimientos y los sistemas de información; esto significa que los diversos proyectos de modernización tecnológica en la UNAL tengan la posibilidad de conectarse, que la información pueda ser compartida y leída   efectivamente en distintos formatos y entornos digitales. “Para que esto sea posible se necesitará de la coordinación entre todas las dependencias, como lo viene haciendo la Red Nacional Secretarial”, concluyó la secretaria General.