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Transición a documentos electrónicos facilita el teletrabajo

Desde antes de la cuarentena decretada por la emergencia sanitaria, la Universidad Nacional de Colombia (UNAL) trabaja en el diseño de un modelo de gestión de documentos electrónicos de archivo, el cual es vital para simplificar aspectos como el teletrabajo.*

Programas específicos de la gestión documental

El aislamiento por cuenta del coronavirus nos muestra la importancia de la tecnología

La importancia de la conservación del valor jurídico en la transformación digital

El documento en papel aún predomina en la mayoría de procesos administrativos (actas, proyectos, contratos, decisiones oficiales, entre muchos más); sin embargo, la actual situación, que impone un distanciamiento social, ha puesto de relieve muchas de las ventajas de un modelo de gestión documental que se apoye intensamente en los recursos tecnológicos.

“Las organizaciones mejor preparadas para gestionar su información de manera remota son las que han migrado a modelos de teletrabajo sin demasiado riesgo”, asegura Astrid Liliana Riveros Vega, jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental de la UNAL.

En ese sentido, la Institución entiende que la transformación digital es una tarea compleja de largo aliento y urgente, por lo que la Secretaría General adelanta desde tiempo atrás el proyecto para diseñar un modelo corporativo de gestión de documentos electrónicos de archivo, los cuales tengan valor jurídico y sean fácilmente recuperables o reutilizables, además de permitir su acceso controlado, integridad y preservación a largo plazo.

La definición de un modelo homogéneo facilita que cada área que quiera poner en marcha un sistema de gestión sepa de qué herramientas dispone y a qué lineamientos debe atender. De esta manera se minimizan al máximo los riegos, como la falta de identificación de los autores de los documentos y el contexto en que se produjeron.

Por eso, uno de los objetivos del modelo es mitigar estas amenazas mediante la identificación de aspectos como en qué momento del trámite administrativo se producen documentos cuya autenticidad es relevante o la definición de mecanismos para verificar la identidad de quienes los producen, en proporcionalidad a su importancia. Frente a este último ítem la legislación colombiana prevé, como herramienta fundamental para la producción de documentos electrónicos auténticos, el uso de firmas electrónicas basadas en certificados digitales.

Otra de las metas es capturar información asociada al contexto de producción del documento (datos identificativos del procedimiento, transacción, entre otros) y garantizar su conservación.

Planificar para conservar

Una de las preguntas frecuentes cuando se habla de documentos electrónicos es el cómo garantizar su preservación y lectura a mediano y largo plazo, dado que la tecnología cambia en periodos relativamente cortos.

Al respecto, la profesional Riveros sostiene que la preservación a corto plazo es relativamente sencilla de gestionar, solo se requiere producir los documentos en formatos electrónicos conocidos, con información de contexto apropiada y almacenarlos en una plataforma de gestión documental que garantice la integridad.

A largo plazo se tiene prevista una mayor planificación para atender la evolución de la tecnología, aunque se requerirá de una supervisión proactiva para asegurar que la información y las firmas electrónicas que garantiza la autoría se mantengan vigentes.

También se busca que los formatos electrónicos estén actualizados al estado de la técnica mediante procedimientos de migración controlados y que el acceso se garantice a través de canales que no comprometan su integridad.

Sobre este tema, existen destacados trabajos a nivel internacional para definir plataformas que ofrezcan estas garantías, en particular la ISO 14721:2012, la cual concreta el Sistema Abierto de Información de Archivo (OAIS). “En ese aspecto, el Archivo General de la Nación, que orienta todos los procesos de gestión documental en el país, ha desarrollado soluciones que implementan el modelo”, manifiesta la funcionaria.

Si bien la UNAL aún tiene un camino largo para pasar de ser una institución basada en el papel a una establecida en el documento electrónico con validez jurídica, la tarea ya empezó y la actual coyuntura impulsará este proceso.

El proyecto de la Secretaría General ha podido determinar que el modelo debe hacerse de forma global, vinculado a la reingeniería de procesos, con una visión estratégica y pluridisciplinar, pues no hacerlo con prontitud traería riesgos y altos costos debido a que se podrían multiplicar iniciativas tecnológicas independientes desconectadas, lo que dificultaría la gestión y la eficiencia.

(Por: fin/Secretaría General UN/MLA/MG)